5 formas de digitalizar documentos empresariais

A rotina de escritório em empresas de diversos ramos passa pela necessidade diária de imprimir e digitalizar documentos, seja para uso imediato, seja para arquivamento em pastas ou sistemas digitais. 

A vantagem dessa técnica é que ela pode desobrigar o uso de documentos em papel, contribuindo com o meio ambiente, economizando espaço físico e dando mais facilidade de acesso de acordo com as políticas de informação internas.

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Cuidados na digitalização de documentos de empresas

Por ser uma tarefa simples e rápida, a digitalização de documentos requer alguns cuidados dentro dos ambientes corporativos, como escritórios, recepções e salas com acesso de um grande número de pessoas.

Muitos documentos utilizados no dia a dia de empresas possuem dados sigilosos, como nome completo de pessoas, documentos pessoais, endereços, chaves de acesso, contratos, relatórios, entre outros. Para manter tudo isso seguro e impedir vazamentos, é importante definir uma política de cópia e digitalização, em que todos estejam cientes das responsabilidades de mexer com documentos dessa categoria.

Em alguns casos, as impressoras multifuncionais podem se conectar com uma intranet, enviando automaticamente uma cópia de tudo que é digitalizado para o departamento de T.I. ou Compliance. Essa é uma maneira mais rígida de controlar os documentos que passam pela máquina, mas que pode ser necessária em empresas com dados sigilosos, como é o caso de escritórios de contabilidade ou advocacia.

Melhores formas de digitalizar documentos

Mas, afinal, como digitalizar documentos da melhor forma, levando em consideração cada tipo de arquivo e necessidade da empresa? Primeiro, é preciso entender que nem toda impressora multifuncional vai ter um scanner de excelente qualidade, assim como um scanner profissional pode atender mais a determinado tipo de documento do que outro.

A melhor forma de digitalizar documentos de maneira eficiente e prática é tendo um equipamento que fique no meio-termo entre qualidade e rapidez, atendendo às necessidades de quem precisa digitalizar imagens mais detalhadas ou apenas páginas de texto.

1 – Impressora multifuncional

Elas ganharam os escritórios por ocuparem muito menos espaço do que as impressoras de chão e oferecem diversas funções que facilitam o dia a dia de diversas áreas dentro do ambiente corporativo. 

Para digitalizar documentos, basta posicionar o papel na bandeja de digitalização, fechar a tampa e acionar o botão desejado (que pode variar entre colorido, preto e branco, espelhado, etc). Em algumas impressoras, a digitalização é feita da mesma forma que a impressão: o equipamento puxa o documento a ser escaneado, devolvendo a cópia e o original na bandeja do outro lado.

2 – Scanner de mesa

Os scanners de mesa são raros em ambientes empresariais, com exceção às empresas voltadas para a área gráfica ou que trabalham com autenticidade de documentos de forma estrita. Eles oferecem maior qualidade de digitalização, podendo escanear a imagem em tamanho real, mas também permitindo o uso das imagens em escala maior sem perder resolução.

3 – Aplicativos móveis

Com a adoção do trabalho remoto para a maioria das pessoas, muitas passaram a utilizar ainda mais smartphones e tablets no dia a dia de trabalho. Como nem todo mundo possui uma impressora no escritório pessoal, usar um aplicativo para digitalizar documentos se torna uma excelente opção.

Já que nesses casos o tratamento de documentos de alto sigilo não é necessário, cada funcionário pode instalar o aplicativo para digitalizar documentos que mais agradar. Alguns smartphones possuem aplicativos nativos que fazem esse processo, com opções de edição para melhorar a qualidade da imagem a ser enviada ou armazenada.

4 – Sites de digitalização instantânea

Saiba que também é possível digitalizar documentos online dentro da sua empresa. Se você quer facilitar o envio de arquivos para RH ou financeiro, alguns sites podem ajudar a selecionar apenas informações necessárias e de fácil compartilhamento.

5 – Sistema integrado para informações sensíveis

Embora digitalizar documentos pelo celular  seja superprático, para algumas empresas esse procedimento se torna inviável devido à necessidade de maior segurança sobre os dados que circulam.

Nesses casos, os aparelhos podem fazer uso de um aplicativo específico, rastreado remotamente, para impedir envios e vazamentos de dados sensíveis da empresa, passando por um filtro de formulários. Assim, os funcionários fazem o envio da documentação, que passa por aprovação de alguém qualificado antes de continuar seu fluxo de envio.

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