A organização de escritório é uma ação fundamental na criação de um novo negócio ou área para a empresa. Ao definir um modelo que funcione, você pode replicá-lo em todas as áreas internas.
Muitos gestores não sabem como organizar um escritório de forma eficiente, e a verdade é que não existe um jeito certo. Tudo depende do tipo de atividade da empresa e das necessidades de cada área de pessoas. Um escritório de loja de roupas será diferente de um escritório de contabilidade, por exemplo, embora eles compartilhem necessidades comuns a todas as empresas.
Pensando nisso, a Oceano B2B preparou algumas dicas para pensar na organização de escritório de forma criativa e econômica. Confira a seguir.
A organização de escritório afeta a produtividade dos funcionários
Uma boa organização da mesa de escritório é aquela que mantém os equipamentos em alturas adequadas, informações importantes em fácil alcance, e oferece espaço para trabalhar. Obviamente, a empresa não pode controlar a forma como cada funcionário organiza sua mesa pessoal, mas pode sugerir modelos que funcionem e que se adaptem a cada profissional.
Quem nunca precisou encontrar um documento urgente e teve que ficar procurando em meio à toda papelada acumulada na mesa? Uma forma bem bacana e prática de evitar esse tipo de problema é fazendo uso de pastas. Essa simples ação economiza muito tempo no dia a dia, ajudando funcionários e gestores a se concentrarem em tarefas mais importantes para o bom funcionamento da empresa.
Dicas de como manter o escritório organizado com ajuda de diferentes itens
Mesmo escritórios desenhados por arquitetos precisam de produtos para organização de escritório, e nessa hora não importa se eles possuem design de ponta ou são comprados em qualquer loja de utensílios gerais. A melhor forma de manter os espaços da empresa sempre arrumados é rever a necessidade de reposição dos materiais na rotina de compras da empresa.
Veja a seguir os principais itens, indispensáveis no dia a dia e que ajudam a manter a organização do escritório, deixando suas salas mais bonitas e com espaços livres para serem ocupados de maneira mais inteligente.
Caixas, pastas e arquivos
As caixas e arquivos são itens essenciais para a organização do escritório e arquivamento, pois podem ser reutilizados, comportando documentos, objetos e até mesmo descarte de materiais diversos. As pastas podem agregar muito à organização pessoal dos funcionários, assim como o trabalho em recepções, RH, reuniões e transporte de papéis de forma segura.
Cadernos, agendas e murais
Os cadernos são essenciais em escritórios, seja para manter informações sempre próximas, guardar pautas de reuniões, controles de estoque e financeiro, além de registro de visitantes em prédios.
As agendas evitam o excesso de post-its nas mesas, e os murais concentram informações que muitas vezes ficam espalhadas em folhas por todo o escritório. Além de contribuir com notas e avisos importantes, o funcionário pode consultar o mural sempre que for preciso, evitando interromper o trabalho de outro colega para consultar determinada informação.
Etiquetas, móveis e aproveitamento de espaços
Uma das melhores maneiras de como organizar documentos de escritório é usando a rotulação. A identificação correta de gavetas, prateleiras, arquivos e caixas evita o extravio de itens importantes, mantendo-os sempre acessíveis e fáceis de serem encontrados até mesmo por pessoas não habituadas ao ambiente.
As etiquetas são os principais itens para organização de escritório, podendo receber qualquer tipo de texto e sendo fixadas por adesivo, pins, ímãs, fitas e afins. Móveis de montagem rápida, como prateleiras e estantes, mantêm arquivos e materiais guardados e acessíveis, e podem liberar espaços em mesas, caixas, gavetas e nichos.
Aquela parede vertical vazia próxima à porta também pode ser usada. A sua empresa consegue instalar diversos tipos de prateleiras de materiais como madeira, MDF, plástico, acrílico e até mesmo concreto, deixando o espaço mais aproveitado, organizado e bonito.
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