Como aplicar o mapeamento de processos na sua empresa

Qualquer processo de fabricação deve seguir algumas etapas: a chegada da matéria-prima, a transformação dela em produto e o envio ao cliente. Parece fácil vendo desse ponto de vista, mas você já parou para ver tudo o que está envolvido nessa atividade? É aí que entra o mapeamento de processos.

Então, o que é mapeamento de processos? Trata-se de desenhar esse caminho da produção em forma de mapa. Pode parecer simples, mas esse procedimento diz muito sobre sua empresa, o uso que ela faz dos insumos, o tempo que ela leva para produzir as mercadorias e a entrega final.

Outro nome que se dá à prática é fluxograma. Neste mapa, as atividades são descritas em uma sequência lógica, como um fluxo, indicando como as coisas andam. Depois de ver como um mapeamento funciona, sua compreensão de processos vai ser outra. 

Veja a seguir as dicas que a Oceano B2B traz sobre como fazer um mapeamento de processos completo. Acompanhe o passo a passo, veja quais são os processos da sua empresa e como torná-los mais eficientes. 

Por que fazer um mapeamento de processos?

Imagine uma receita de bolo: é necessário conhecer os ingredientes, a medida correta deles, a ordem em que se deve acrescentá-los à receita, o tempo de bater a massa, o tempo e temperatura do forno até o bolo ficar pronto. É mais ou menos assim que funciona um mapeamento de processos.

Porém, quando se trata de uma empresa, há vários subprocessos envolvidos que devem constar no mapeamento. Detalhar tudo isso dá uma dimensão muito interessante de como as coisas estão andando e se é necessário fazer mudanças.

Como fazer um mapeamento de processos? Para ter uma noção do todo, como em um mapa, vamos começar pelas unidades menores, como se fossem as casas e as ruas. Assim, pergunte-se: onde o processo começa, aonde vai a próxima etapa e do que ele precisa para continuar? 

Passo a passo do mapeamento

Trazemos aqui o mapeamento de processos passo a passo para ajudar você a fazer um fluxograma fácil de entender, com todos os detalhes necessários. Isso envolve desde  documentos produzidos e o tempo para cada um deles até o produto final ‒ e ver quanto isso pode melhorar.

1. Entender o processo

Faça um questionário para mapeamento de processos. Isso vai ajudar você a identificar quais são eles e entender para que servem. Muitas vezes, um determinado procedimento acontece sem ser realmente eficaz. Portanto, ele pode ser modificado e, se for o caso, até excluído, sem prejuízo na produção final.

1. Estabeleça o começo e o fim

Após identificá-los, faça um formulário de mapeamento de processos, vendo onde eles começam e terminam. Isso vai auxiliar você a detalhar todos os passos e identificar problemas. 

1. É hora de colocar no papel

Agora, é a hora de fazer o mapa: faça como se fosse um desenho, com um fluxo do começo para o fim. Insira o que vem primeiro, os demais passos e, se houver subprocessos, coloque-os no mapa também. Assim, você vai ter uma visão muito ampla de como sua empresa funciona e o que pode ser melhorado nela.

Aqui vale colocar as quantidades de matérias-primas utilizadas no processo. Coloque os valores reais e veja se, no final das contas, há desperdício de insumos. Tudo conta, desde artigos de papelaria no escritório até materiais de limpeza.

Também anote o tempo que cada processo leva e a capacidade de processamento de equipamentos de informática para realizar determinadas tarefas. Você vai notar que determinados processos levam um tempo extra para acontecerem, o que pode ser melhorado. Essas métricas vão balizar a próxima etapa.

1. Diagnóstico final

Não se assuste se você perceber uma grande quantidade de processos ineficazes na sua empresa. É para isso que serve o mapeamento de processos: ele identifica os pontos problemáticos e possíveis soluções, otimizando o tempo de produção e a quantidade de matéria-prima utilizada.

Ferramentas que ajudam

Há ferramentas que agilizam muito essa atividade de ver como sua empresa funciona. O BPMN.io é uma delas e funciona como uma lousa digital, em que você faz anotações que podem ser compartilhadas com os demais funcionários. Há outras, como Mizagi, Heflo!, Sydlo e Bonita BPM.

Elas ajudam muito a otimizar os processos e têm a vantagem de deixar as informações corretas, documentações, tempos e quantidades ao alcance de todos. Fica mais fácil seguir essas instruções, assim como controlar aquilo que está sendo feito, quando todos têm conhecimento delas.

É bom sempre verificar se os processos estão sendo seguidos a contento, pois maquinário pode apresentar problemas de manutenção ou as matérias-primas podem não ter a mesma qualidade de antes. Isso contribui para uma queda no rendimento e, com o mapeamento em mãos, fica mais fácil identificar os problemas.

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