A organização no trabalho reflete no desempenho da empresa. Quando os processos andam a contento, a produção flui naturalmente. Mas, diferentemente do que se imagina, não é difícil organizar as tarefas entre os departamentos do seu negócio.
Aqui, não é o “trabalhar muito” que influencia no bom desempenho da empresa, mas, sim, como se organizar no trabalho. Só para se ter uma ideia, realizar várias atividades ao mesmo tempo pode ser bastante cansativo, e nem sempre isso se traduz em bons resultados. Veremos neste post como a organização no trabalho pode ajudar.
Delegar tarefas, gerenciar o tempo e espaço
São três pequenas “grandes” dicas para quem se sente perdido em meio a tantas atividades na empresa e tem dificuldade na organização no trabalho. É muito importante saber dividir responsabilidades, como fazer gestão do tempo e organizar o local onde se trabalha.
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Divida tarefas
Isso vale para os proprietários de empresas e diretores de departamentos. Há rotinas que devem ser cumpridas diariamente e, se elas começarem a tomar mais tempo do que deveriam, ou se aparecerem outras demandas importantes, delegue funções e faça o gerenciamento de tarefas.
Assim, repasse a outros colaboradores do mesmo departamento algumas responsabilidades. Faça um treinamento para que eles desempenhem bem a função. Isso traz mais tranquilidade para realizar outras tarefas e evita sobrecarga de determinados trabalhadores.
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Controle o tempo
Ser dono do tempo é um desejo de muitos empreendedores e não é algo difícil de se obter. O primeiro passo é organizar o seu dia. Veja quais tarefas necessitam de uma atenção maior e resolva-as na parte da manhã. Deixe a tarde reservada para reuniões ou para resolver assuntos mais complexos.
Além disso, faça pausas. Estabeleça alguns horários, de manhã e de tarde, para se levantar, caminhar um pouco e oxigenar a mente. Você vai sentir uma grande diferença: terá mais facilidade para gerenciar o seu dia e encontrar boas soluções ao dar um tempo entre uma tarefa e outra.
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Organize a mesa de trabalho
Como organizar a mesa de trabalho em meio à correria do dia a dia? Primeiramente, veja se todos os itens na sua mesa são realmente essenciais na sua rotina. Assim, guarde aqueles que você não usa frequentemente para que a mesa possa ficar mais livre.
Isso inclui escolher lugares para guardar documentos, itens de papelaria, equipamentos e outros objetos. A organização no escritório ajuda não somente na limpeza do local, mas também facilita o trabalho como um todo. Ao saber onde as coisas estão, você economiza tempo e deixa tudo à mão.
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Faça planejamentos semanais
Essa dica vem na esteira do controle do tempo, mas aqui o foco é diferente. Estabeleça um dia na semana para planejar o que deve ser feito na semana seguinte. Por exemplo: veja quais contas devem ser pagas, se precisa fazer o controle de folha de pagamento e compra de materiais.
Uma vez que as tarefas estejam estabelecidas, anote-as em uma agenda. Podem ser aquelas em forma de quadro, que ficam em locais bem visíveis, anexadas às paredes, até as que vêm no celular e que têm notificações sonoras. Isso evita esquecimentos e ajuda muito a organizar o dia a dia.
Rotina em empresa x rotina em home office
Se você trabalha em casa, deve já ter se deparado com uma grande quantidade de tarefas para fazer, e com pouco tempo disponível. Afinal, como se organizar no home office se o empreendedor geralmente faz tudo, de pagar as contas a arrumar o ambiente, além de fazer seu trabalho?
Depende muito do tipo de atividade que você desempenha ao trabalhar em casa. Mas, via de regra, a organização no trabalho inclui ver quais tarefas devem ser entregues primeiro, bem como saber quais são as mais complexas. Além disso, é importante estabelecer horários para começar e terminar, determinando pausas.
Cuidado com o excesso de trabalho em casa
Esse é um risco para quem trabalha em home office. Afinal, por não precisar sair de casa, tendemos a assumir mais responsabilidades do que se trabalhássemos em outro ambiente. Um detalhe é crucial: seja em casa ou fora dela, trabalho é trabalho, devendo ter um horário determinado para que seja realizado.
Se o seu regime de horário é flexível, planeje-se para fazer as atividades no período que for mais adequado para você. Faça pausas entre os trabalhos e escolha um local tranquilo e confortável. Isso inclui a hora de almoço: tire um tempo depois da refeição para descansar e voltar com toda a energia.
Planeje a sua semana
Essa dica é valiosa também para os adeptos do home office. Pagamento de contas, organização, limpeza do ambiente e manutenção de equipamentos devem entrar no planejamento semanal ou mensal. Isso ajuda a ser mais produtivo no trabalho e te deixa mais tranquilo para realizar as suas tarefas diárias.
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