Saiba como garantir uma rotina administrativa efetiva na sua clínica

A rotina administrativa de clínicas e consultórios inclui atividades como o agendamento de consultas, organização de prontuários, recepção de pacientes, controle de estoque e muitas outras. Para garantir que tudo funcione da melhor forma, há uma série de ações e procedimentos que devem ser adotados.

Uma administração qualificada e bem organizada impacta diretamente na qualidade dos serviços oferecidos aos seus pacientes e garante boas condições para que o negócio cresça e se destaque. Mas o que é preciso para assegurar sua efetividade de forma rotineira? 

Para auxiliar você nesse processo, neste conteúdo abordaremos o que é rotina administrativa em clínicas e consultórios, além de apresentar quatro ações para qualificá-la. 

Dessa forma, ao final dessa leitura, você estará mais do que preparado para implantar uma rotina administrativa eficiente e organizada na sua empresa. Vamos lá?

Rotina administrativa: o que é e como funciona em estabelecimentos de saúde

As rotinas administrativas de uma empresa podem ser definidas como uma série de tarefas realizadas no dia a dia que garantem o bom funcionamento do negócio. Comumente desenvolvidas em etapas, seu objetivo é contribuir para a organização de tarefas e prazos, dentre outras funções. 

No caso de clínicas, essa rotina pode ser um pouco mais complexa dada a gama de atividades que precisam ser desenvolvidas diariamente. Como já destacamos no início deste conteúdo, agendamento de consultas, gestão financeira, manutenção de registros e a comunicação com pacientes são algumas das principais.

Além disso, a organização administrativa de clínicas também inclui buscar por  ferramentas e processos que agilizem o atendimento aos pacientes e o trabalho dos profissionais no dia a dia. Para que tudo isso funcione de forma ágil e efetiva, é preciso um plano gerencial muito bem estabelecido e claro.

Apesar de parecer um processo complicado, algumas ações podem simplificar essa tarefa, e a seguir, apresentaremos 4 delas a fim de trazer mais facilidade para você desenvolver a rotina administrativa da sua clínica. Confira!

4 ações para qualificar sua rotina administrativa 

Garantir uma rotina administrativa eficiente em sua clínica, a princípio, pode parecer uma tarefa complexa de executada, porém, com a aplicação de algumas práticas, é possível simplificá-la e chegar mais perto de resultados satisfatórios.

Continue a leitura e descubra quatro práticas que podem simplificar a gestão de sua rotina administrativa e torná-la mais qualificada para profissionais e pacientes.

Faça um bom planejamento orçamentário

O primeiro passo para uma organização efetiva da sua rotina é contar com um planejamento orçamentário bem definido. Nele, é preciso estar claro o que está sendo investido e quanto de lucro o negócio está gerando. 

Isso pode parecer uma questão básica, mas quando o assunto são contas e orçamento, o trabalho deve ser minucioso para garantir o retorno esperado, além de não comprometer a qualidade dos serviços oferecidos na clínica.

O planejamento deve incluir o acerto com fornecedores e profissionais, além do direcionamento adequado do orçamento para a compra de insumos, materiais de higiene e demais itens essenciais.

É fundamental contar com esse tipo de organização para evitar prejuízos e problemas futuros pela falta de orçamento. Dessa forma, seu negócio, e consequentemente, sua rotina administrativa, conseguem fluir da melhor forma.

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Garanta um bom estoque de materiais de escritório

Os materiais de escritório são indispensáveis para o trabalho administrativo de uma clínica. Itens como papéis, agendas, post-its, tesouras e demais materiais são necessários diariamente para a emissão de fichas e receituários, anotações de lembretes, impressão de exames e atestados, e muito mais.

Nenhum setor administrativo consegue funcionar sem folhas A4, canetas, marcadores, pastas, agendas e outros materiais de escritório similares. No caso de clínicas, isso não é diferente e afeta diretamente o desempenho e organização do trabalho.

Dado sua importância, é fundamental garantir um bom estoque desses materiais para que o dia a dia possa funcionar de forma fluída e organizada. Dessa forma, você garante que os profissionais tenham tudo o que precisam para oferecer um atendimento rápido e qualificado aos pacientes.

Invista em tecnologias que agilizem o dia a dia

Quando o assunto é a eficiência de uma rotina administrativa, equipamentos de tecnologia cumprem um papel fundamental, principalmente no que tange a organização e praticidade. 

Monitores, televisores, impressoras e computadores são alguns dos essenciais, assegurando mais organização nas demandas e, por consequência, mais agilidade e qualidade no atendimento aos pacientes.

Os monitores, por exemplo, podem ser estrategicamente instalados para facilitar o chamamento das senhas e agilizar o atendimento na recepção. Impressoras de qualidade para a emissão de receitas, exames e demais documentos também são fundamentais para qualificar o atendimento pós-consulta.

Estabeleça metas e acompanhe indicadores

Algo crucial para garantir a efetividade da sua rotina administrativa e entender se os resultados esperados estão sendo alcançados é estabelecer metas e acompanhá-las por meio de indicadores. Algumas que podem ser traçadas são:

• Satisfação do paciente
• Número de pacientes atendidos por mês/ano
• Retorno sobre investimento
• Lucro semestral/anual

Dessa forma, você acompanha de forma constante os resultados que o seu negócio está alcançando em diferentes áreas, e é capaz de traçar planos de ação para aquelas em que os números não estão dentro do esperado. 

A rotina administrativa e exemplos de como ela pode ser organizada para maior eficiência foram apresentados, e agora, chegou a hora de você conhecer algumas dicas que podem trazer agilidade ao dia a dia.

Dicas para agilizar a rotina da sua clínica

A agilidade é algo indispensável em qualquer tipo de negócio, e quando o segmento é saúde, essa rapidez se torna ainda mais necessária. Por isso, é fundamental buscar meios de agilizar o fluxo de trabalho diário.

Existem medidas simples, mas estratégicas, que podem contribuir para a agilidade na recepção até o atendimento clínico. Uma delas é investir em papéis sanitários interfolhados já que dispensam o contato do profissional com o equipamento que promovem, além de agilidade, segurança.

Outra medida é investir em lençóis descartáveis, uma vez que agilizam a organização das salas de atendimento e garantem a proteção necessária aos pacientes. 

Algo fundamental para garantir a dedicação, e agilidade, que o seu negócio demanda é otimizando seus deslocamentos, mas como fazer isso? Priorize o relacionamento com parceiros que disponibilizam a compra de suprimentos online, como a Oceano B2B.

Dessa forma, você não precisa se deslocar de forma recorrente para comprar produtos ou correr o risco de ficar sem os materiais necessários para que o seu negócio funcione.

Confira abaixo o depoimento da drª Giselle Cristine, proprietária da clínica Giselle Cristine, e descubra como nosso e-commerce de suprimentos corporativos trouxe mais agilidade e autonomia para ela e seu negócio.

Já sabe como implementar uma rotina administrativa efetiva na sua clínica?

Neste conteúdo, destacamos o que faz parte da rotina administrativa de clínicas e consultórios e destacamos quatro ações que podem ser implantadas para torná-la mais eficiente. Além disso, apresentamos dicas para agilizar o dia a dia nesse tipo de negócio e garantir um atendimento qualificado aos pacientes.

Agora que você já sabe tudo o que precisa para traçar uma estratégia qualificada para a rotina da sua clínica, que tal conferir outros conteúdos do blog da Oceano B2B? Contamos com artigos em categorias como suprimentos, empreendedorismo, soluções em tecnologia e muito mais. Confira!