A segurança da informação vai muito além do digital. No dia a dia das empresas, proteger documentos físicos também é essencial para manter a confidencialidade, integridade e a organização dos dados corporativos. Desde contratos até prontuários e relatórios, manter tudo seguro exige cuidados específicos e os itens certos fazem toda a diferença.
Confira a seguir as Top 5 dicas para garantir a segurança documental no ambiente corporativo:
- Padronize a organização com pastas e classificadores adequados
A primeira medida para garantir segurança é a organização. Documentos soltos e empilhados de forma aleatória aumentam o risco de extravio e dificultam o controle de acesso.
Invista em:
- Pastas suspensas com etiquetas personalizáveis;
Na Oceano B2B, você encontra uma linha completa de pastas e organizadores para diferentes formatos e volumes de documentos.
- Crie um sistema de arquivamento seguro
Estabeleça um fluxo de arquivamento: quem pode guardar, acessar, consultar ou descartar documentos. Isso evita manuseios indevidos e perdas acidentais.
Dica extra: mantenha uma etiquetagem padronizada por data, categoria ou departamento, facilitando a localização e o controle.
Arquivos e caixas são ideais para documentos sigilosos e a Oceano B2B oferece diversas opções com excelente custo-benefício.
- Garanta proteção física dos documentos
Documentos importantes devem estar protegidos contra riscos como umidade, poeira ou até mesmo acesso não autorizado.
Recomenda-se:
- Guardar contratos e documentos fiscais em envelopes plásticos ou pastas com visor;
- Posicionar arquivos longe de áreas úmidas ou janelas.
Com nossos arquivos, caixas organizadoras e soluções resistentes, a segurança física dos documentos está garantida.
4. Faça revisões e descartes com responsabilidade
Manter documentos antigos sem necessidade aumenta o risco de vazamentos e ocupa espaço. Faça revisões periódicas e descarte o que não for mais necessário sempre de forma segura.
Utilize fragmentadoras de papel e mantenha um sistema de descarte seguro, principalmente para documentos que contêm dados de clientes, colaboradores ou estratégicos da empresa.
- Invista em conscientização e boas práticas com a equipe
A segurança documental também depende das pessoas. Colaboradores bem orientados evitam falhas, como armazenar documentos em lugares indevidos ou deixar documentos sensíveis em locais inapropriados para o controle e sigilo das informações.
Algumas ações eficazes:
- Criar um guia interno de boas práticas de organização e segurança de documentos;
- Promover treinamentos rápidos sobre descarte seguro e arquivamento correto;
- Padronizar e orientar o uso adequado de pastas, etiquetas e arquivos em todas as áreas da empresa.
- Com os materiais certos e colaboradores bem instruídos, sua empresa mantém a integridade documental e reforça a eficiência e cultura organizacional.
Lembre-se que a segurança documental é um dos pilares da governança corporativa. Além de proteger informações importantes, ela contribui para um ambiente mais eficiente, confiável e profissional
Na Oceano B2B você encontra uma linha completa de pastas, arquivos, caixas organizadoras e acessórios que ajudam sua empresa a manter tudo sob controle com praticidade e segurança.
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