Com tantos tipos de pastas para arquivo, será que existe um modelo ideal para usar no trabalho? Cada profissional possui necessidades específicas, e conhecer os diferentes modelos pode auxiliar na escolha do modelo ideal para a sua empresa ou necessidade. .
Seja qual for a finalidade, , sua empresa pode contar com alta variedade de caixas e arquivos para manter todos os documentos importantes sempre organizados, além de pagar pouco em produtos de qualidade. Confira a seguir mais detalhes sobre os tipos de pastas para arquivo e como escolher de forma inteligente.
Melhores tipos de pasta para arquivo para organizar documentos
Organizar documentos de escritório não é tão fácil, muitas pessoas concordam que o uso de pastas e separadores é uma das formas mais práticas e eficientes de fazer isso. Assim como todo arquivo, os documentos podem se acumular com o passar do tempo, e conhecer os tipos de pastas para arquivo pode ajudar a reduzir esse problema.
Melhores pastas para RH
As pastas-catálogo são excelentes para profissionais de RH ou outras áreas que lidam com grande volume de formulários, fichas de cadastro, documentos pessoais e recibos. Elas podem possuir volume fixo de envelopes ou ser do tipo fichário, que permite a adição de mais envelopes e separadores de acordo com o tamanho da pasta.
Melhores pastas para secretárias
Profissionais de recepções ou assistentes costumam lidar com vários tipos de documentos, que muitas vezes envolvem assinaturas, correspondências e outros materiais privados. O uso de pastas com elástico ou zip-lock evita a perda desses documentos e facilita a organização na mesa.
Melhores pastas para arquivo financeiro
O setor financeiro das empresas é um dos que mais faz uso de pastas para arquivo, armazenando registros fiscais de vários anos, contratos e holerites de ex-funcionários, assim como todos os livros de caixa. As pastas sanfonadas com envelopes de papel e revestimento reforçado são as mais indicadas para esse uso, preservando os papéis por mais tempo.
Pastas para o dia a dia do escritório
Para uso na rotina do escritório, a escolha se torna mais pessoal. Há quem prefira as tradicionais pastas de plástico transparentes, enquanto outras preferem as de papelão. A espessura deve variar de acordo com a quantidade de documentos que precisam ser armazenados, evitando o estufamento que pode reduzir a vida útil da pasta.
4 dicas essenciais para organizar documentos de trabalho
Essas quatro dicas para organizar documentos de arquivos podem evitar a perda de informações importantes, tanto no dia a dia quanto de documentos guardados há muito tempo. Teste na sua rotina do escritório, adaptando de acordo com os seus métodos pessoais e flexibilidade de processos na empresa.
Separe as categorias de documentos
A pergunta “como organizar documentos em pastas sem perdê-los depois?” já deve ter sido feita por você muitas vezes. Uma das formas mais simples de evitar esse problema é criando categorias de documentos e organizando dessa maneira em todos os tipos de pastas para arquivo. Você pode utilizar tags com textos, separar por cor ou até mesmo por imagens.
Utilize pastas adequadas
Todos os modelos de pastas para arquivo disponíveis em nosso site são práticos de usar e têm garantia de qualidade, então, você só precisa se preocupar com o melhor tipo de pasta para arquivo de acordo com a sua necessidade. Se você armazena documentos sigilosos, pode não ser uma boa ideia optar por uma pasta catálogo com ou com capa transparente.
Faça limpeza de documentos sem validade
Muitos documentos corporativos precisam, por lei, ser armazenados por até cinco anos. Dependendo do tamanho da empresa, isso pode significar um volume alto de arquivos. Reserve na agenda anual um período para realizar a limpeza de documentos que já não possuem valor legal.
Isso libera espaço no arquivo e evita vazamentos de dados sensíveis a terceiros. Fazer a limpeza sem pressa e com pessoal especializado é a melhor alternativa para evitar jogar fora documentos relevantes, principalmente os que envolvem financeiro.
Reserve um espaço para armazenar todas as pastas
Todos os tipos de pastas para arquivos dependem do bom uso para durarem mais tempo, inclusive as de materiais mais resistentes. Além de proteger os documentos de arquivo de poeira, mudança de temperatura e umidade, reservar um espaço para guardar esses itens ajuda na organização.
Pode ser em um armário ou uma sala inteira: a catalogação vai permitir que os documentos sejam encontrados de forma rápida e corretamente. Utilize espaços das pastas, frontal ou lateralmente, para identificar os arquivos por códigos ou nomenclaturas específicas do dia a dia da empresa.
Aproveite para conferir as ofertas do tipo de pasta ideal para o seu trabalho em nosso site, facilitando a organização pessoal e do seu setor.
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