O coffee break faz parte da rotina de pequenos e grandes negócios, mesmo que ainda não tenham se dado conta disso. Ele já se tornou tradicional em eventos corporativos no Brasil, fazendo parte da programação geral.
O que é coffee break, afinal?
É aquele intervalo entre reuniões, aulas, palestras e congressos no qual são servidos alimentos e bebidas. Trata-se de um momento indispensável a cada 2h ou 3h de atividades, pois uma pausa ajuda a manter a concentração para o restante do dia.
Um recente estudo realizado pela West University of Timişoara, referência em Psicologia, aponta que os intervalos são extremamente benéficos para estimular a produtividade. Além disso, unir o descanso ao momento de café durante os eventos é crucial para promover o networking e a socialização entre os participantes.
Se você tem dúvidas sobre como organizar um coffee break, você está no lugar certo! Neste conteúdo vamos explicar de forma muito objetiva tudo o que você precisa saber:
- O que servir no coffee break
- Como calcular as quantidades certas
- Organização da estrutura necessária
- Ideias de coffee break elaborados, simples e baratos
Coffee break: o que servir?
O cardápio do coffee break geralmente inclui café, água, sucos, chás, leite, pães, bolos, geleias, manteiga (ou margarina) e biscoitos. Porém, dependendo do tipo de público e ocasião, você pode servir iogurtes, frios, queijos, frutas, pequenos lanches e até pratos quentes.
Conhecer muito bem o público do coffee break é um tópico muito importante. Isso é fundamental para que o café corresponda às suas expectativas, gere retorno positivo e seja bem usufruído por todos.
O valor investido é diretamente impactado por essa definição. Tudo vai depender das escolhas que você fizer para o buffet, louças, utensílios e formato de evento. Ao longo do conteúdo, você verá que existem opções baratas, simples e bem sucedidas para todos os públicos.
Há diferenças também no período do dia em que o café será servido. Na parte da manhã, é melhor usar frutas, cereais e biscoitos, já que o horário de almoço está mais próximo. Na parte da tarde, é bom investir em frios, queijos, sanduíches e bolos de variados tipos, bem como salgadinhos fritos ou assados.
No tópico das ideias iremos aprofundar as alternativas de alimentos e bebidas para cada proposta, seja um intervalo super elaborado ou um coffee break simples.
Aqui, vale atentar-se que você pode assegurar o sucesso de ambos com a qualidade e quantidade adequada de insumos, a boa apresentação da mesa e a preparação de um local acolhedor.
O objetivo é que esse momento não pese no orçamento do seu negócio, mas que agregue ao promover experiências positivas aos participantes, seu bem-estar e melhor produtividade. Veja a seguir como planejar isso da forma mais assertiva possível.
Acerte na quantidade de comida e bebida
Para fazer um bom coffee break corporativo, é importante ter algumas informações em mãos, como a quantidade de pessoas que vão participar do encontro. Outro detalhe é o perfil do evento e dos participantes, pois isso interfere diretamente nos alimentos que serão servidos.
Um coffee break costuma ter até 30 minutos de duração, e esse tempo precisa ser respeitado para não prejudicar o andamento do restante da programação prevista. Esse tempo ainda é compartilhado com as interações e higiene pessoal.
O mesmo aspecto é válido para coffee break de eventos escolares, comunitários e demais realizados na própria empresa ou fora, envolvendo pessoas ligadas diretamente ao seu negócio ou não. Diante disso, não faltam motivos para afirmar que oferecer o coffee break adequado contribui diretamente com a fluidez do momento.
“Melhor sobrar do que faltar, não é mesmo?”
Nossos especialistas respondem: até mesmo a margem de segurança é calculada!
A saúde do orçamento da sua empresa não pode ser colocada em risco. Lembra do que falamos anteriormente? O objetivo do coffee break é agregar ao seu negócio e não o contrário.
Por isso, prepare-se para os cálculos!
Trazemos duas ideias de coffee break básico de 30 minutos. O primeiro, um coffee realizado no período da tarde ou noite, pode-se pensar na seguinte medida por pessoa:
- 5 unidades de salgados
- 3 unidades de doces ou biscoitos
- 1 porção de fruta
- 300ml de bebidas
Ou seja, um coffee break para 20 pessoas demandaria 100 salgados, 60 doces ou biscoitos, 20 frutas e 6 litros de bebida.
Já para coffee break realizado na parte da manhã, recomenda-se a mesma quantidade de líquidos, divididos em até 50 ml de cada tipo (cafés, iogurtes, etc) por pessoa. Considere ainda:
- 2 fatias de pão
- 2 fatias de bolo
- 4 unidades de salgados
- 3 unidades de doces ou biscoitos
- Pelo menos duas porções de frutas
- Já os cereais podem ficar abaixo de 30g
Em um coffee break para 30 pessoas, a conta ficaria em 60 fatias de pão (cerca de 3 pães de forma), 60 fatias de bolo, 120 salgados, 90 doces, 60 porções de frutas e 900g de cereal.
Importante:
Também deve ser levado em conta a disponibilização de água e café durante o evento. Se não houver, é importante oferecer pelo menos 300ml de água por pessoa no coffee break (independente do período) para que possam abastecer suas garrafinhas ou copos.
Estrutura e utensílios para coffee break
Agora que já falamos dos alimentos e bebidas básicos de um coffee break e como prever as quantidades adequadas, considerando horários e número de pessoas, vamos tratar de mais um ponto crucial: a estrutura necessária para a sua realização.
Isso engloba os aparatos de buffet, utensílios para preparar e servir os alimentos e bebidas. E por que isso é tão importante?
Porque aliando os elementos certos, além de oferecer uma boa apresentação à mesa, o coffee break fica mais ágil e prático. Precisamos lembrar que existem prestadoras especializadas nesse tipo de serviço, mas que também pode ser promovido por equipes e profissionais internos. Portanto, otimizar o tempo envolvido na sua organização e execução é sempre positivo.
Sugerimos incluir na lista de fundamentais para coffee break: móveis, louças, talheres e descartáveis. Falaremos mais sobre abaixo.
Coffee break com mesas e cadeiras?
Nada de se preocupar em instalar mesas e cadeiras para os participantes do coffee break! O intuito é justamente promover interações e networking em um curto intervalo de tempo, enquanto se hidratam e recarregam as suas energias.
A única mesa indispensável para o café é a mesa do buffet. Ela precisa comportar os recipientes com os alimentos dispostos de forma que as pessoas possam se servir calmamente e com espaço suficiente para transitar entre os pratos.
Ambientes mais amplos com número maior de pessoas pode demandar mais mesas. Se preferir usar duas ou mais mesas, distribua os alimentos de várias formas: as bebidas em uma e os alimentos em outra, ou bebidas e alimentos em todas. Vai depender da quantidade e do perfil dos participantes, além do tamanho do espaço e do tipo de evento.
Se no intervalo você for usar uma mesa única, ela deve ser grande o suficiente para acomodar garrafas, bandejas, copos, guardanapos e talheres de forma espaçada. Você pode ter melhores resultados se seguir essas dicas simples:
- Posicione o buffet de forma que as pessoas possam circular livremente;
- Organize os pratos por tipos afins, como bebidas e copos, pães e geleias, salgados e doces, frutas e cereais;
- Utilize toalhas de mesa, elas minimizam avarias no móvel e facilitam a sua limpeza.
Atenção!
Ainda assim é recomendado observar o seu público: pessoas idosas, com deficiência motora ou dificuldades de locomoção podem ficar mais confortáveis com cadeiras e mesas à disposição. É primordial que todos possam usufruir do coffee break da melhor forma possível.
Louças e talheres para coffee break
A utilização de louças e talheres está atrelada ao perfil do coffee break. Eventos mais intimistas permitem a utilização de vidros, porcelanas e materiais mais nobres, isso porque demandam uma grande mão de obra em higienização e reposição.
Neste ponto, o perfil do público segue falando mais alto quando o assunto é coffee break. Indicamos a mão-de-obra necessária para a utilização de louça, mas salientamos que não é um impedimento para a sua elaboração.
Coffee breaks elaborados para ocasiões especiais incluindo brindes com espumantes, pratos quentes, petit porções (pequenas porções individuais de pratos salgados ou sobremesas) e outros alimentos e bebidas casam bem com louças mais estruturadas.
Cálculo de louças e talheres
A previsão de louças, talheres e acessórios deve considerar a variedade do menu. De forma generalista, a conta abrange o uso inicial (primeiro conjunto de louças e talheres), a primeira troca e a louça que extra para reposição para higienização ou avaria.
Por pessoa, chegamos ao seguinte número de margem confortável:
- 3 copos, taças ou xícaras*
- 2 pratos
- 2 guardanapos de tecido
- 2 garfos, 2 facas e 2 colheres**
*Se houver água e espumante, deve haver 3 copos para água + 3 copos para espumante.
**Conte de acordo com o menu e porte do evento. Se não houver a necessidade de facas, por exemplo, não precisam ser postas à mesa.
Ao optar por louças e talheres, tenha em vista prejuízos com itens quebrados e a margem de verba para a sua substituição. Veja se a situação exige copos, xícaras, talheres e guardanapos retornáveis. Caso contrário, os descartáveis podem ser muito úteis para baratear o serviço.
Descartáveis para coffee break
É possível oferecer um coffee break delicioso e com uma mesa bem apresentada, sem atingir orçamentos estratosféricos. Os utensílios descartáveis são os maiores aliados dos negócios que têm esse objetivo.
O uso consciente de talheres, copos, guardanapos, bandejas e outros acessórios produzidos a partir de polímero tende a agilizar o serviço de coffee break, uma vez que não é necessário aguardar a reposição de louças sujas.
Além disso, existem opções de copo biodegradável, garfos, facas e guardanapos produzidos a partir de materiais reciclados. Dessa forma, une-se o útil ao agradável: responsabilidade com a eficiência do evento e com a sustentabilidade ecológica.
Importante dizer que uma opção não precisa substituir totalmente a outra. É comum utilizar taças de vidro ou cristal para brindes e copos descartáveis para outras bebidas e até mesmo pratos descartáveis com talheres reutilizáveis.
Analise, em primeiro lugar, os pontos fortes e fracos da sua infraestrutura: copa espaçosa o suficiente para a preparação do menu, recursos materiais para limpeza e higienização, bem como equipe suficiente para organizar e executar o evento.
Tendo isso em vista, você poderá fazer uma escolha mais tranquila e assertiva para o seu negócio. Apresentamos, na sequência, tipos de descartáveis disponíveis no mercado, seus diferenciais e vantagens para coffee break.
Pratos, talheres e copos descartáveis de plástico
Sem sombra de dúvidas, os utensílios de polímero (plástico) são os mais versáteis e diversos. Possuem grande adesão de diferentes públicos, gerando grande demanda de produção. Com isso, não faltam alternativas de produtos.
As qualidades variam de acordo com o fabricante e matéria-prima utilizada. Os tipos de polímero são sinalizados pelas siglas PP, PS e EPS tanto nas embalagens quanto estampados nos próprios utensílios.
O primeiro da lista (polipropileno) é o mais recomendado pelos especialistas, tanto pela sua composição quanto pela segurança alimentar. Desponta com o melhor custo-benefício, já que é um termoplástico resistente a bebidas quentes e geladas. As versões biodegradáveis apresentam as mesmas características e mínima diferença de valor.
Por ser mais robusto, o utensílio PP dificilmente amassa ou fissura com facilidade, podendo ser utilizado do início ao fim do evento com diferentes tipos de líquidos. Já os objetos de PS (poliestireno) são os mais baratos, mas pouco resistentes.
Sua utilização é desencorajada para talheres e consumo de líquidos quentes, primeiro pela pouca estruturação; segundo pelas substâncias liberadas pelo aquecimento do material, danosas ao ser humano.
Por fim, temos os copos e embalagens de EPS (poliestireno expandido), que nada mais é do que o popular isopor. Sua utilização em coffee break pode ser positiva, conforme apresentamos no tópico a seguir.
Embalagens e copos de isopor
Para ter um cafezinho quente por mais tempo, os copos de isopor são uma ótima escolha. Igualmente as embalagens do mesmo material, possuem alta resistência térmica, mantendo alimentos e líquidos na temperatura desejada por mais tempo.
As opções com tampa, inclusive, permitem transportar cafés, chás e achocolatados sem derramar para as salas de conferência e treinamentos. No entanto, diferentemente dos objetos plásticos, não deve ser utilizado para mais de uma servida. Isso se deve às toxinas transmitidas pela longa exposição ao calor e ao desgaste natural do material.
Pratos, bandejas, guardanapos e copos de papel
Os utensílios de papel são baratos, embora o processo de fabricação não seja assim tão simples. São elaborados a partir de papel virgem (sem traços de papel reciclado) e possuem revestimento de resina, para evitar contato direto com o conteúdo.
As versões de embalagens são tão amplas quanto a imaginação. Um coffee break poderia ser atendido totalmente por papéis, da mesa do buffet aos convidados, não fosse a indisponibilidade de talheres no material a sua alta descartabilidade.
Dificilmente esses objetos podem ser abastecidos sucessivas vezes sem apresentar desgaste que comprometa o conteúdo. No entanto, vale a pena considerar seu custo-benefício: coffee break é um momento rápido e, para um público menos numeroso, o papel pode atendê-lo bem.
Calcule quantos descartáveis irá precisar
Anteriormente calculamos a quantidade de alimentos, de louças e neste momento trazemos tim-tim por tim-tim como definir o número mais assertivo de suprimentos descartáveis para o coffee break.
O pulo do gato está aqui: esses cálculos podem ser aplicados para qualquer evento corporativo organizado pelos profissionais internos ou para fornecedores do serviço de coffee break.
Tenha sempre em mãos essa imagem, salve-a na sua área de trabalho e consulte sempre que for necessário!
- Clique com o botão direito do mouse sobre a imagem
- Selecionar a opção Salvar Como
- Selecionar a opção Área de Trabalho
- Clicar em salvar
Pronto! Agora fica mais fácil de fazer a sua compra de utensílios descartáveis, não é mesmo?
Ideias para coffee break
A cereja do bolo está na criatividade aliada à objetividade do seu evento. Existem inúmeras maneiras de organizar esse evento, pensar em como preparar as mesas, os horários para servir o café e aproveitá-lo da melhor forma.
Caso você tenha funcionários que já atuem na parte de alimentação, faça uma organização para que alguns deles possam atuar na hora do café. Se isso não for possível, considere contratar um buffet especializado de coffee break para empresas.
Sempre pesquise com antecedência os fornecedores dos itens que serão usados no intervalo ou o buffet que vai servi-lo. Mesmo para os eventos mais simples, há diferenças grandes de preço entre fornecedores, bem como na taxa e no prazo de entrega dos itens.
Coffee break ou brunch?
A diferença básica é que o coffee break é um intervalo e não costuma levar mais do que 30 minutos. O brunch é a junção de duas palavras inglesas, breakfast (café da manhã) e lunch (almoço), e é um intervalo maior e mais elaborado, que acontece entre 11h e 14h.
Caso o seu evento seja mais longo e aconteça em locais como hotéis e resorts, um brunch pode ser inserido no último dia da programação. Ele vai funcionar como um encerramento mais descontraído, mas não menos importante, e vai estreitar ainda mais o relacionamento entre os participantes.
Coffee break simples e barato
Uma dica para preparar cafés simples e baratos é usufruir da estrutura já disponível na empresa. Se tiver coffee break com frequência, intensifique as compras recorrentes de descartáveis e outros produtos que serão destinados ao café. Quando adquiridos em volume (caixas fechadas), copos, talheres, pratos e guardanapos costumam ser mais baratos.
Tanto para eventos frequentes quanto aos sazonais, recomendamos que aproveite a abundância de frutas da estação (geralmente mais em conta). Um bom buffet farto de biscoitos, chás e frutas geralmente agrada a todos os gostos, com um investimento muito menor.
Coffee break ao ar livre
Tomar um ar fresco, depois de horas em reunião, trabalho ou estudo, é altamente revigorante. Por isso, se existe a possibilidade de fazer um intervalo para café ao ar livre, aproveite!
É fundamental conferir as condições climáticas para o dia do evento e contar com um plano B, caso algo inesperado aconteça. Distribua guarda-sóis no espaço e, se possível, algumas mesas de apoio. Invista nessa alternativa quando os intervalos puderem ser mais longos, com tempo hábil para o deslocamento e interação dos participantes, sem comprometer o evento.
Coffee break instagramável
Espaço para jogos, decoração instagramável e música ao vivo já são presenças confirmadas em coffee breaks corporativos. Recomendados para situações que visam estimular a criatividade dos participantes, podem ser instalados em pontos fixos para pausas curtas ao longo do evento, além de servir como buffet para o coffee break.
Esses espaços são fomentadores do endomarketing (para público interno de empresas) e, para o público externo, gatilhos para a consolidação da imagem positiva da marca.
Coffee break on-line
Os eventos on-line conquistaram definitivamente seu espaço corporativo. As pausas podem ser igualmente compartilhadas. Nesse caso, sem mesas fixas e café posto, mas com o envio de kits de café aos participantes, para que possam degustar em suas casas.
Os kits podem ser padronizados ou podem ser definidos de acordo com os fornecedores das cidades de envio. Sugerimos kits no estilo box com industrializados em versões individuais:
- 1 mini bolo
- 1 pacote de biscoito salgado
- 1 sachê de chá
- 1 sachê de café solúvel ou cápsula
Tenha cuidado extra com entregas via correios: os mantimentos devem ser acondicionados em embalagem limpa e higienizada, depois depositados na caixa de envio (que terá contato com o lado externo e sujidades).
Coffee break com presença vip
O evento conta com palestrantes externos ou outra presença especial? Salas vip de café são uma ótima pedida para a geração de networking de qualidade. A ideia não é ser excludente, mas oportunizar trocas mais ricas entre os participantes.
O público pode ser organizado em grupos menores para esses momentos intimistas, ou seja, enquanto um grupo participa do momento vip, os demais participantes compartilham esse momento em outro espaço de café coletivo.
Coffee break compartilhado
O coffee break compartilhado é tradição no Brasil. Eventos menores, geralmente de caráter comunitário, realizam cafés colaborativos, no qual cada participante contribui com um prato ou bebida.
Isso é muito comum em organizações diversas e instituições escolares. As empresas podem se inspirar nesse modelo, mediante orçamento disponibilizado aos setores ou funcionários, principalmente em eventos menores e com menor mão-de-obra disponível.
Se for essa a sua opção, sugerimos que a empresa se mantenha responsável pelos suprimentos, uma vez que corresponde às questões estruturais. Os copos, pratos, talheres, guardanapos e utensílios em geral podem ser adquiridos periodicamente pelos negócios em condições especiais de pagamento para negócios.
Preparado para organizar um ótimo coffee break?
Se você chegou até o fim desse conteúdo, já está preparado para assumir as rédeas do coffee break na sua empresa ou empresa que atende.
Vimos o que significa coffee break: uma oportunidade para os participantes descansarem, recarregarem as energias, processarem as informações e aprendizados, além de fortalecerem seus relacionamentos.
Agora que você está munido de informações ricas sobre a organização e realização de um coffee break de ponta a ponta, pode dar mais um passo e saber mais sobre importantes facilitadores desse processo.
Contar com produtos profissionais, além de minimizar os gastos já a curto prazo, representa muitas vantagens na gestão do consumo nos cafés corporativos, espaços de convivência e atividades de rotina. Clique aqui para conhecer os tipos de cafeteiras profissionais mais recomendados, as principais funções e vantagens.
