Para se ter uma empresa produtiva, é necessário manter tanto a rotina dos funcionários quanto os ambientes de trabalho organizados. Para isso, é muito importante que haja uma organização de documentos para agilizar processos e otimizar o tempo das atividades.
Com a organização adequada, seus colaboradores conseguem dar atenção a outras tarefas e concluir um projeto com mais rapidez. Pensando nisso, a Oceano B2B preparou algumas dicas de como organizar documentos de forma prática e rápida na sua empresa.
Veja a melhor forma de fazer a organização
Seja em empresas de pequeno, médio ou grande porte, a emissão de documentos é algo recorrente. Isso inclui sinalizações internas e externas, declarações, imposto de renda e registros legais.
Como cada empresa tem seu procedimento interno, é necessário definir a forma de arquivar documentos de acordo com a cultura dela. Para isso, é importante definir um local onde será feita a organização, seja físico, seja digital.
Digitalize documentos
A digitalização dos documentos é uma boa opção em alguns casos, afinal, ela pode reduzir a desordem e a necessidade de um espaço físico para armazenamento. Dessa forma, você garante que documentos que não precisam ser físicos sejam encontrados com muita mais facilidade.
Com esse método, é possível organizar diversas papeladas, como cópias de documentos pessoais, contratos e atestados. Com os serviços de armazenamento em nuvem para empresas, é possível guardar todos os papéis digitalizados de forma segura.
Além disso, com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que passou a valer em 2020, todas as organizações foram obrigadas a tratar dados sensíveis com mais segurança. Com essa medida, a documentação empresarial fica ainda mais protegida. Isso porque o acesso pode ser liberado somente a pessoas específicas.
Após digitalizados, é preciso destruir contratos confidenciais, documentos importantes e outras papeladas sigilosas. Para isso, conte com as opções de fragmentadoras disponíveis na Oceano B2B. Com esse equipamento, é possível deixar as folhas em pedaços com mais agilidade e praticidade.
Arquive em pastas e caixas
Apesar do crescimento de documentos virtuais nas empresas, muitas ainda preferem manter os arquivos físicos. Nesse caso, o ideal é que eles sejam separados de acordo com uma tabela de temporalidade que defina o seu prazo de validade.
O arquivo morto é uma excelente forma de armazenar essa papelada de maneira segura e eficiente. Isso porque eles possuem espaços que podem ser usados para inserção de informações, como setor, departamento, período de validade e numeração, facilitando uma procura futura.
Na Oceano B2B, você encontra caixas de arquivo morto produzidas em copolímero e homopolímero, além de algumas opções em papelão. Para facilitar a separação por seções, é possível encontrar o item em diversas cores, como vermelho, preto, branco, verde e amarelo.
Identifique os documentos
O uso de fichário para organizar documentos é muito comum. Isso porque o item permite a consulta de forma facilitada e a personalização de acordo com a necessidade da organização.
Para facilitar a identificação, opte por etiquetas, adesivos e separadores que facilitem o acesso aos arquivos. Outra opção é fazer a separação de forma virtual. Para isso, basta definir um padrão de nomeação de pastas e subdividir de acordo com a necessidade.
Crie um manual de organização e consulta
Criar uma política de acesso aos documentos é uma excelente prática de padronização de processo em uma empresa. Para isso, é necessário conhecer as necessidades dos usos das papeladas para definir quem pode acessar, quais informações estão disponíveis e algumas boas práticas de uso.
É importante que, nas políticas, sejam informadas também a forma de transportar os itens. Assim, o risco de danos e extravios diminuem e a empresa mantém a segurança de armazenamento dos documentos.
Organize seus documentos com os produtos da Oceano B2B
Agora que você já conhece algumas formas de estruturar e melhorar o método de organização de documentos da sua empresa, sabia que, na Oceano B2B, você encontra muitas opções de itens de papelaria para escritório? Além do arquivo morto, você acha canetas, fitas, etiquetas e muitos outros produtos.
